Cum emiți factura fiscală din deviz, în CariX

Actualizat 28 octombrie 202611 minute de citit

Devizul e un document nefiscal: clientul vede pe el ce se face și cât costă, apoi aprobă lucrarea. După lucrare, factura fiscală o emiți din același deviz, cu pozițiile și prețurile lui, fără să le scrii din nou.

Alegi o singură dată, în Setări › Facturare fiscală, pe unde trec facturile. Mai jos găsești cele trei variante, ce pregătești la început, cum emiți factura, ce se întâmplă în e-Factura, storno-ul, bonul fiscal și ce primește contabilul. Tot ce face CariX pentru firma ta vezi pe pagina Pentru afaceri.

Cuprins

Trei variante: alegi una în setări#

În Setări › Facturare fiscală, la „Cum emiți facturile fiscale”, ai trei variante:

Varianta	Unde se emite factura	Cine o trimite în e-Factura	Când ți se potrivește
Facturare CariX	În CariX, în numele firmei tale, pe seria ta	CariX, prin SPV-ul firmei, cu autorizarea ta	Nu ai program de facturare sau vrei totul într-un singur loc. Deocamdată merge doar pentru firmele din România.
Programul meu de facturare	În SmartBill, Oblio, FGO, Keez sau factureaza.ro, conectat la CariX	Programul tău, după setările contului	Lucrezi deja cu unul dintre aceste programe și vrei să rămână locul facturilor.
Nu emit facturi fiscale din CariX	În altă parte, ca până acum	Cine emite factura	Folosești din CariX doar devizele.

Poți schimba varianta oricând, mai puțin cât timp o factură e încă în lucru sau de verificat în program: pe aceea o rezolvi întâi, pe pagina lucrării. Facturile noi se emit pe varianta aleasă, iar nimic din ce ai emis nu se șterge: facturile rămân în Facturi fiscale, iar conexiunea cu programul rămâne salvată.

Facturare CariX: ce pregătești o singură dată#

Cu Facturare CariX, CariX întocmește factura în numele firmei tale și o trimite în e-Factura cu autorizarea ta. Factura rămâne a firmei: tu răspunzi de conținutul ei și de termene. Înainte de prima factură completezi patru lucruri:

Datele firmei pe factură
Scrii CUI-ul și apeși Caută la ANAF: denumirea, Nr. Reg. Com., adresa și statutul de TVA vin de la ANAF. Le verifici, completezi ce lipsește (IBAN-ul, banca, termenul de plată, mențiunile de pe factură) și salvezi. Bifezi Plătitor de TVA sau TVA la încasare, dacă e cazul.
Seria și numărul
La Seriile facturilor adaugi o serie, de exemplu CRX, și numărul de la care continui. Dacă ai emis deja facturi în alt program, pui numărul de după ultima ta factură. Factura primește numărul abia la emitere, fără goluri. Pentru storno poți avea o serie separată; fără ea, storno-ul ia seria facturii.
Conexiunea SPV
Ca facturile să plece singure în e-Factura, conectezi SPV-ul o singură dată: apeși Conectează SPV și alegi certificatul în pagina ANAF. Îți trebuie certificatul digital calificat (pe token sau instalat în browser) al unei persoane cu drepturi în SPV pe CUI-ul firmei, de exemplu al tău sau al contabilului. SPV-ul îl poate conecta doar proprietarul service-ului din CariX.
Emailul contabilului
La Exportul pentru contabil scrii emailul contabilului. Pe 1 ale lunii, el primește facturile lunii trecute.

Autorizarea SPV ține 365 de zile. CariX îți scrie pe email înainte să expire, iar reautorizarea durează un minut. Cardul Poți emite? din setări îți arată ce mai lipsește până la prima factură.

Poți emite facturi și fără SPV conectat. Atunci factura nu pleacă singură în e-Factura: îi descarci XML-ul și îl încarci tu în SPV, sau o trimiți din CariX după ce conectezi SPV-ul.

Cum emiți factura din deviz#

Factura se emite după ce clientul aprobă devizul sau după ce lucrarea e gata. Dacă ai schimbat lucrarea după deviz, actualizezi întâi devizul. Facturare CariX emite deocamdată doar în lei (RON).

Deschizi lucrarea
Pe pagina lucrării, în cardul devizului, e secțiunea Factură fiscală. Apeși Emite factura fiscală.
Alegi pe cine se emite
Persoană fizică sau firmă. La firmă scrii CUI-ul și apeși Caută la ANAF: denumirea, adresa și statutul de TVA se completează singure. Datele se salvează pe client, așa că nu le mai scrii la factura următoare.
Folosești datele lăsate de client
Pe pagina devizului, cea pe care clientul îl aprobă, el își poate completa singur datele pentru factură. Le găsești în listă cu eticheta Completat de client.
Verifici factura
Pozițiile și prețurile sunt cele din deviz. Vezi valoarea fără TVA, TVA-ul și totalul de plată. Dacă vrei, pui scadența și mențiuni, bifezi Clientul a plătit deja, cu metoda de plată, și Trimite factura pe email clientului.
Emiți
Apeși Emite factura. Factura primește seria și numărul următor, iar PDF-ul și XML-ul ei apar pe deviz. Dacă ai bifat emailul, clientul primește PDF-ul atașat.

După emitere, factura nu se mai modifică. O greșeală se corectează prin storno.

Ce se întâmplă în e-Factura#

Cu SPV-ul conectat și Trimite automat facturile în e-Factura bifat, CariX încarcă factura în SPV în câteva minute, fie că e pe o firmă, fie pe o persoană fizică. Nu trebuie să faci nimic. Starea o vezi pe factură și în Facturi fiscale:

Se trimite: CariX o încarcă în SPV.
La ANAF: ANAF verifică factura. Răspunsul vine de obicei în câteva minute.
În SPV: factura a fost acceptată. CariX păstrează și XML-ul semnat de ANAF.
Respinsă: ANAF a respins-o. Mesajul ANAF îl vezi pe factură.
Netrimisă: SPV-ul nu e conectat. O trimiți după ce îl conectezi, sau îi descarci XML-ul și îl încarci tu în SPV.
Eroare SPV: ANAF nu a primit factura după mai multe încercări. Încerci din nou sau o încarci tu în SPV.

În Facturi fiscale, filtrul Doar cele de rezolvat în e-Factura îți arată doar facturile care așteaptă ceva de la tine.

Dacă ANAF respinge factura

Apeși Corectează și retrimite. Corectezi datele greșite: ale clientului, din fereastra de corectare, sau ale firmei tale, din setări. Factura pleacă din nou la ANAF cu același număr și aceeași dată, iar pozițiile, prețurile și TVA-ul rămân la fel. O factură respinsă nu se stornează: se corectează și se retrimite.

Trimisă, fără răspuns de la ANAF

Uneori ANAF nu răspunde la încărcare și nu se știe dacă factura a ajuns. CariX verifică singur în SPV. Dacă nu o găsește în două ore, o poți trimite din nou, dar întâi uită-te în SPV, la mesajele firmei: dacă factura e acolo, n-o trimite a doua oară, altfel apare de două ori.

Termenul pentru e-Factura#

Legea dă un termen în care factura trebuie să ajungă în SPV, socotit de la data facturii. CariX îl calculează la 5 zile lucrătoare de la emitere și îl arată pe fiecare factură care nu e încă acceptată, cu zilele rămase. Dacă după 2 zile lucrătoare factura tot nu e acceptată, primești un email cu facturile și ce poți face pentru fiecare.

Termenul și situațiile speciale ale firmei tale confirmă-le cu contabilul.

Storno: când o factură trebuie anulată#

Pe factura emisă apeși Stornează. CariX emite o factură storno, cu aceleași poziții în minus, în seria de storno sau, dacă nu ai una, în seria facturii. Factura inițială rămâne în registru, marcată Stornată, iar devizul se poate factura din nou. Storno-ul pleacă și el în e-Factura.

Storno-ul așteaptă răspunsul e-Factura la factura inițială: îl faci după ce ANAF a răspuns.
O factură respinsă de ANAF nu se stornează: o corectezi și o retrimiți.
O factură cu Eroare SPV nu se stornează: o trimiți din nou. O factură Netrimisă se poate storna, dar și storno-ul îl trimiți tu, din CariX sau încărcându-i XML-ul în SPV.

Cu programul tău de facturare#

Dacă lucrezi deja cu SmartBill, Oblio, FGO, Keez sau factureaza.ro, alegi Programul meu de facturare și conectezi contul cu datele de acces API. Factura se emite în program, pe seria ta de acolo; CariX îi trimite doar datele din deviz.

Unde găsești datele de acces

Programul	Ce îți trebuie și unde îl găsești
SmartBill	Emailul și tokenul, în SmartBill Cloud → Configurare → Integrări → API.
Oblio	Emailul și cheia API, în Oblio → Setări → Date cont. Cheia se schimbă când îți resetezi parola.
FGO	Cheia privată, în FGO → Setări → Utilizatori, când generezi un utilizator API. API-ul FGO merge doar cu abonamentul PRO sau PREMIUM, iar seria trebuie să existe în FGO → Setări → Serii documente.
Keez	Application ID, Client EID și secretul nu apar în setările contului: le ceri de la Keez, pentru integrarea prin API.
factureaza.ro	Cheia API, în factureaza.ro → Contul meu → Cheie API. Abonamentul trebuie să includă API-ul.

Pe lângă ele scrii CIF-ul firmei, exact ca în program, și seria facturilor creată acolo. Apeși Salvează, apoi Testează conexiunea. Cheile se păstrează criptat și, după salvare, nu le mai afișăm nimănui.

Emiterea și e-Factura

Pe deviz apare butonul Emite factură fiscală după ce clientul aprobă devizul sau după ce lucrarea e Gata. Alegi pe cine se emite, vezi ce se trimite și confirmi. Factura primește seria și numărul în program, iar linkul ei apare pe deviz. Corecturile și storno-ul facturilor emise așa le faci tot în program.

e-Factura o trimite programul, după setările contului tău. La factureaza.ro, de exemplu, activezi integrarea cu e-Factura și bifezi trimiterea automată pe seria folosită. La Keez, CariX cere trimiterea în e-Factura imediat după emitere; verifici în Keez că firma e conectată la SPV și că factura apare trimisă.

„Verifică în” program

Dacă programul nu răspunde la timp, CariX nu știe sigur dacă factura s-a emis și îți arată Verifică în, cu numele programului. Te uiți în program. Dacă factura e acolo, apeși Am găsit-o în …, cu numele programului, și scrii seria și numărul ei: CariX le verifică și le pune pe deviz. Dacă nu e, alegi Nu apare: emite din nou. Unele programe recunosc cererea repetată și nu fac a doua factură; oricum, CariX îți cere să confirmi că ai verificat. Dacă devizul trebuie întâi actualizat, butonul de reemitere e oprit: apeși Nu a fost emisă, actualizezi devizul și emiți o factură nouă.

Programul tău nu e în listă?

Cu Programul meu de facturare ales, în setări găsești cardul Programul tău nu e în listă?. Scrii numele programului și, dacă vrei, site-ul lui. Următorul conector îl facem pentru programul cerut de cele mai multe service-uri.

Bonul fiscal rămâne#

Când încasezi numerar sau cu cardul de la o persoană fizică, dai în continuare bonul fiscal din casa de marcat. Factura din CariX sau din programul tău vine pe lângă bon, nu în locul lui.

Verifică cu contabilul ce documente îți trebuie în fiecare caz.

Ce primește contabilul#

La Exportul pentru contabil pui emailul contabilului și lași pornit Exportul lunar, automat. Pe 1 ale lunii, contabilul primește pe email linkul către o arhivă ZIP cu facturile lunii trecute:

PDF-ul și XML-ul fiecărei facturi emise cu Facturare CariX;
arhivele semnate de ANAF, cu XML-ul semnat, documentul pe care trebuie să-l păstrezi;
registrul facturilor, în Excel și CSV;
fișierul de import pentru SAGA.

Facturile emise prin programul tău apar doar în registru; PDF-ul și XML-ul lor sunt în program. Linkul din email merge 14 zile, iar arhiva rămâne în CariX 90 de zile. Poți face oricând și un export la cerere, de cel mult 12 luni. Fișierul pentru SAGA e nou, așa că e bine ca contabilul să verifice primul import înainte să valideze facturile.

CNP-ul clientului#

CNP-ul se cere doar cu Facturare CariX și e opțional: îl treci doar dacă clientul îl cere. Merge doar în XML-ul trimis la ANAF (e-Factura) și nu apare pe PDF. Cu programul tău de facturare, CariX nu cere CNP-ul și nu îl trimite. Cu Facturare CariX, clientul îl poate completa și singur, pe pagina devizului.

Întrebări frecvente

Pot emite facturi fără SPV conectat?

Da, cu Facturare CariX. Factura se emite și primește număr, dar nu pleacă singură în e-Factura: îi descarci XML-ul și îl încarci tu în SPV, sau o trimiți din CariX după ce conectezi SPV-ul. Ține cont de termenul pentru e-Factura.

Ce fac dacă ANAF respinge factura?

Apeși „Corectează și retrimite”, corectezi datele greșite și factura pleacă din nou cu același număr și aceeași dată. Nu o stornezi: storno-ul e pentru facturile acceptate care trebuie anulate.

Pot schimba varianta mai târziu?

Da, din Setări › Facturare fiscală. Singura excepție: cât timp o factură e în lucru sau de verificat în program, o rezolvi întâi pe pagina lucrării. Facturile noi se emit pe varianta nouă și nimic din ce ai emis nu se șterge. Facturile emise cu Facturare CariX rămân în Facturi fiscale, cu PDF-ul și XML-ul lor; storno-ul lor îl faci tot din CariX, după ce revii la Facturare CariX.

Apare CNP-ul clientului pe PDF?

Nu. CNP-ul se folosește doar cu Facturare CariX: dacă clientul îl cere, merge doar în XML-ul trimis la ANAF. Nu apare pe PDF și nu îl trimitem programelor de facturare.

Pot emite facturi în euro?

Cu Facturare CariX, deocamdată doar în lei (RON).

Programul meu de facturare nu e în listă. Ce fac?

Alege „Programul meu de facturare” în setări și spune-ne, din cardul „Programul tău nu e în listă?”, ce program folosești. Până îl conectăm, poți emite cu Facturare CariX sau poți lucra în CariX doar cu devizele.

Cookie-uri pe CariX